Saptamana 2 - Stresul in echipa creste eficienta?

In mod gresit, cele mai multe persoane asociaza stresul in mod direct cu scaderea eficientei. Nimic mai gresit decat aceasta parere. Stresul are un efect pozitiv asupra performantei si eficientei, atata vreme cat nu depaseste un anumit nivel.

Incercati sa va imaginati un stres de nivel 0 - nimic nu va intereseaza, nimic nu va motiveaza, nimic "nu va mana in lupta". E cert ca in atare conditii performanta este scazuta.
Este de asemenea adevarat ca un stres de nivel prea ridicat (ambiguitate totala a sarcinii si informatiilor, amenintari personale, conflicte de durata, epuizare fizica si nervoasa etc) duce la scaderea eficientei, prin simplul fapt ca resursele personale de atentie si memorie se focalizeaza pe gestionarea stresului si nu pe rezolvarea sarcinilor propriu-zise.

Gestionarea erorilor

"Errare humanum est - perseverare diabolicum". Nu a fost necesara prezenta unor consultanti pentru ca vechii latini sa recunoasca faptul ca a gresi e omenesc, dar ca perseverenta in greseala este aspectul cel mai periculos. Strategiile de minimizare a erorilor se bazeaza pe teoriile invatarii. Se pare ca cea mai eficienta metoda pentru minimizarea erorilor si dobandirea cunostintelor corecte este data de urmatoarele principii de invatare:
cunostintele/ procedurile care trebuie dobandite sunt prezentate structurat si integrat - individul trebuie sa inteleaga fluxul de activitati si procese al echipei;
informatiile complexe sunt defalcate in timp si insusite pas cu pas; metoda "ia manualul asta de 1500 de pagini si invata" este putin probabil sa aiba un succes semnificativ;
persoana este implicata in sarcinile care trebuie realizate, sub supervizarea unei persoane experimentate, care ofera feed-back concret, imediat si specific.

Aplicarea de pedepse si recompense

In corectarea greselilor este indicat sa se porneasca de la urmatorul principiu: oamenii invata mai bine pe baza de recompense decat de pedepse. Daca la fiecare greseala il pedepsesti pe cel responsabil, acesta va invata cum sa evite pedepsele - daca in schimb il recompensezi formal/ informal pentru progresele realizate, va fi "conditionat pozitiv" sa faca progrese in performanta profesionala.

Din pacate, uneori este necesara aplicarea unei pedepse - mai ales atunci cand individul a fost avertizat anterior ca la repetarea greselii va suferi consecinte negative (daca individul repeta greseala si nu se intampla nimic, in ciuda pedepsei "promise", impactul admonestarilor ulterioare va scadea drastic). Exista cateva reguli generale de aplicare a pedepselor: sa fie aplicata imediat dupa comiterea faptei, sa fie proportionala cu greseala comisa, sa fie explicata - atat necesitatea ei, cat si masurile luate.

Cel mai important, aplicarea pedepsei sa nu strice relatiile informale dintre cele doua persoane ("Stiai ce se va intampla daca vei repeta greseala; este responsabilitatea si obligatia mea sa administrez masurile corective; sper insa ca asta nu ne va impiedica sa avem o relatie buna in continuare"); la acest aspect contribuie mult modul in care se comunica pedeapsa - intotdeauna intre patru ochi, niciodata in public, cu colegii de fata!

Despre sedinte eficace

Gandeste-te daca sedinta pe care vrei sa o organizezi chiar este solutia pentru situatia cu care te confrunti ; daca nu, incearca sa inlocuiesti sedinta cu alte instrumente de comunicare si decizionale mai putin consumatoare de timp. Daca te-ai hotarat totusi sa convoci o sedinta, asigura-te ca: ai o agenda clara a subiectelor ce vor fi dezbatute, ca vor fi chemate la sedinta doar persoane a caror prezenta este necesara si le comunici din timp agenda, locul si durata estimata a sedintei, ce va trebui sa se decida si sa se implementeze in timpul si dupa sedinta. Asigura-te ca sedinta va avea un memo cu subiectele discutate, hotararile luate si alocarea responsabilitatilor, memo ce va trebui sa fie pus la dispozitia participantilor de o persoana desemnata, in cel mai scurt timp.

Liste de to-do

Un instrument simplu si eficient de planificare il reprezinta listele de to-do. Poti intocmi astfel de liste pentru a planifica diverse perioade de timp: zi, saptamana, luna, an. Le poti utiliza atat in viata profesionala, cat si in planificarea activitatilor personale: calatorii, vacante, week-end-uri. Iata cateva "secrete" ale unei liste eficiente: noteaza de preferat rezultatele pe care vrei sa le obtii in urma realizarii unei activitati, decat activitatea in sine; prioritizeaza actiunile zilei ; nu subestima durata alocata sarcinilor de rutina; fa o lista realista: una prea ambitioasa va duce la nerealizarea sarcinilor listate si - implicit - la frustrare; bugeteaza pauzele si intreruperile; tine cont de termenele limita; succesiunea sarcinilor sa fie in acord cu ritmul propriu de lucru.