Cum sa fii cu 20% mai eficienta

Sedinte interminabile, proiecte intrerupte la jumatatea drumului, erori de comunicare, clasicul birou plin de dosare sau inbox plin de mesaje. Suna familiar, nu?

O echipa de specialisti din domeniul consultantei in management formata din Mona Neagoe, manager Human Capital si Christian Scholtes, consultant Human Capital (Ernst & Young), Octavian Pantis, managing director si Florin Enache, a realizat un program in sprijinul unui aspect de care fiecare dintre noi este tot mai preocupat: eficienta.

Eficienta porneste de la tine

Eficienta la nivel individual inseamna mai ales o buna gestionare a celei mai valoroase, intangibile si democratice resurse existente - timpul fiecaruia. Este insa probabil sa va intrebati: "De ce as avea eu nevoie de managementul timpului? In fond sunt destul de organizat si lucrez cu angajament si seriozitate."

La drept vorbind aveti dreptate - fara efort, nu se pot obtine rezultatele dorite. Dar mici schimbari sistematice in modul in care va gestionati timpul, duc la efecte mari in ce priveste efortul necesar atingerii obiectivelor. Si oricum, in lumea afacerilor, gestionarea eficienta a timpului este un predictor bun al succesului in cariera.

Multi oameni ajung sa creada ca prea multa munca si stresul ridicat fac parte din fisa postului... Este mai usor sa te plangi ca nu ai timp decat sa faci cu adevarat ceva in aceasta privinta. Obisnuintele necesare unei bune gestiuni a timpului sunt dificil de implementat la inceput, dar ele sunt conditia "sine qua non" pentru a controla ce facem cu timpul nostru.
Managementul timpului inseamna identificarea si implementarea unor obisnuinte comportamentale in 4 domenii ale activitatii personale, luandu-se in considerare o serie de forte de progres si regres:

Forte de progres

Incrementalismul inseamna sa segmentezi o activitate/ sarcina in mai multe parti, conform strategiei "divide et impera".

Este o tehnica foarte utila intr-un proiect complex sau la o sarcina dificila. Sa fii organizat inseamna sa te servesti eficient de diverse sisteme, instrumente sau strategii pentru a tine evidenta sarcinilor, documentelor, e-mailurilor, intalnirilor, etc., si pentru a le face accesibile in orice moment.

Orice profesionist stie sa gestioneze mai multe proiecte simultan. Succesul in cariera tine insa in buna masura de capacitatea de a-ti focaliza atentia exclusiv asupra unui aspect, la un anume moment dat. Chiar tu iti esti cel mai mare aliat, sau cel mai mare inamic in managementul timpului. Sa iti gestionezi timpul inseamna de fapt sa te gestionezi pe tine insuti/ insati. Este esential sa stii ca poti alege cum sa-ti aloci timpul.

Forte de regres

Cu totii amanam. S-ar zice ca amanarea tine de natura umana. Indiferent de cat de urgente sunt, evitam anumite tipuri de sarcini - cele prea complexe (ex. dezvoltarea unui plan de lucru detaliat), neplacute (ex. oferirea de feedback corectiv), sau plictisitoare (ex. lectura unui articol tehnic). Data viitoare cand amanati ori preferati sa faceti orice altceva decat o sarcina care stiti sigur ca este importanta si urgenta, ganditi-va daca nu face parte din una dintre aceste categorii si incercati sa apreciati costul pe termen lung al amanarii. |n fond, avem cu totii motive "bune" pentru a nu merge de la bun inceput la dentist, atunci cand ne "jeneaza" o masea, dar atunci cand ne trezim la 3 dimineata cu o durere insuportabila, am da orice sa ne fi dus mai din timp!

Perfectionismul inseamna sa iti pierzi foarte mult timp asupra absolut tuturor detaliilor in incercarea de a atinge, evident, perfectiunea.

Uneori acest lucru este dezirabil - sunt meserii in care si cel mai mic aspect este esential. Sa recunoastem insa ca, in majoritatea activitatilor, nu toate detaliile sunt vitale pentru succesul dorit. Pana la urma, perfectionismul inseamna sa uiti sa pastrezi echilibrul intre rezultate si eficienta, prin alocarea unui volum foarte mare de timp asupra lucrurilor mai putin importante, in detrimentul altor sarcini si respectarii termenelor limita.|ntreruperile sunt inevitabile.

Uneori, se pot dovedi benefice, pentru ca ne ajuta sa ne relaxam si sa reducem tensiunea. |nsa cel mai adesea sunetul telefonului sau vizita unui coleg in timp ce ne concentram asupra unei sarcini importante sunt deranjante. Cu aplicatii in variate domenii, principiul lui Pareto (sau principiul 20-80) functioneaza si in acest caz: 80% din intreruperi provin de la 20% din cauze. Asadar, un prim pas este sa listati sursele de intreruperi si sa le identificati pe cele care genereaza cele mai multe intreruperi. Ce puteti face pe termen scurt si mediu este sa puneti in aplicare un plan comun agreat cu cei care va genereaza cele mai multe intreruperi, prin care sa va alocati intalniri, discutii telefonice, un protocol de comunicare si colaborare care sa diminueze cat mai mult din imprevizibilul pe care il aduc cu ele intreruperile.

Prioritatile si managementul lor

Pentru a putea "da cezarului ce-i al cezarului" si anume pentru a avea o buna gestionare a prioritatilor din viata profesionala si personala, primul pas este sa iti definesti corect prioritatile.

Aceasta prioritizare este ea insasi o activitate consumatoare de timp, dar constituie o investitie capitala, de acuratetea ei depinzand eficienta si satisfactia unei bune organizari personale.

Criteriul cel mai bun prin prisma caruia sa iti definesti prioritatile este dat de importanta si nu urgenta sarcinilor ce iti revin. Dar ce activitati pot considera ca fiind importante? Raspunsul la aceasta intrebare tine de definirea obiectivelor profesionale si personale: importante sunt acele activitati care contribuie la realizarea obiectivelor pe care ti le-ai propus. Acestea si nu altele sunt activitatile pe care iti sugeram sa le abordezi chiar la inceputul zilei de lucru. Realizarea lor va duce la un sentiment binemeritat de satisfactie, fiind prin aceasta un puternic motivator de-a lungul zilei.

E -mailuri

Folderul Inbox este echivalentul electronic al casutei postale, deci un mediu temporar de stocare a informatiei, ca atare este preferabil sa contina cat mai putine mesaje, daca e posibil sa fie gol. Arhivarea mesajelor se va realiza in foldere dedicate, in functie de continut sau de expeditor.
Folosit necorespunzator, e-mailul a devenit unul din cei mai redutabili "hoti de timp". Iata cateva sugestii care sa faca din mail un ajutor eficient, nu o sursa de intreruperi: dezactivati notificarea de e-mail si consultati e-mailul la intervale regulate, de preferat atunci cand nu puteti realiza activitati care necesita concentrare.

Organizarea biroului si a documentelor

Unii afirma ca un birou dezordonat ii ajuta sa fie mai creativi. Este deja demonstrat faptul ca - dimpotriva - oamenii sunt creativi in ciuda si nu datorita dezordinii; si aceasta pentru ca un mediu de lucru dezordonat este unul din principalii generatori de stres. Pentru functionarea optima a creierului este necesar ca spatiul de lucru sa fie unul aerisit si ordonat, care sa faciliteze concentrarea si efortul intelectual de durata. Iata cateva "reguli de aur" in acest sens: foloseste o tavita dedicata pentru informatia primita pe suport fizic. Aceasta tavita este echivalentul fizic al folderului Inbox pentru e-mailuri.

Fiind un spatiu de stocare temporara a informatiei, asigura-te ca la sfarsitul zilei este golita. Sorteaza si indosariaza cu regularitate corespondenta importanta primita. Nu acumula hartii inutile: proceseaza informatia si rezolva sarcinile aparute, astfel incat sa eviti formarea stivelor coplesitoare de hartii. Stabileste un sistem personal de indosariere a documentelor. Foloseste un organiser bazat pe acelasi principiu integrator al "ariilor cheie".