Daca pregatirea si placerea de a munci conteaza pentru multi ca sa aiba succes, foarte des amanuntele sunt cele care duc sau nu la promovare; orice sef este sensibil la modul in care ne purtam fata de colegii si colegele noastre de munca.
Exista si aici anumite reguli esentiale pe care trebuie nu numai sa le cunoastem, ci si sa le aplicam permanent.
Sedintele
Nimic nu este mai neplacut decat sa vezi cum intra sau iese tot timpul cate cineva dintr-o sala de sedinte... Ganditi-va sa mergeti la toaleta inainte de a intra, luati-va batista, geanta si dosarele. Pentru lucrul acesta sunteti platit!
Faceti efortul sa fiti cat mai atent. Este suparator sa auzi punandu-se o intrebare la care tocmai s-a raspuns.
Oamenii concisi care spun clar ce au de zis sunt foarte apreciati. Amintiti-va ca aveti treaba de facut dupa sedinta, ca si restul colegilor. Cu cat veti termina mai repede sedinta, cu atat mai bine pentru toata lumea. Toti vor aprecia o sedinta bine pregatita de catre o persoana care a convocat-o; altfel, de ce ne-am mai aduna daca n-am avea nici un motiv sa o facem?
Punctualitatea
La o intalnire de afaceri, punctualitatea este mai importanta decat in oricare alta imprejurare. Intarzierile de peste cincisprezece minute sunt intolerabile. Puteti pierde o vanzare, o promovare sau chiar un loc de munca!
Sa nu va imaginati ca daca intarziati in permanenta cate o jumatate de ora sau o ora nu se baga de seama! Sa nu credeti ca nu se observa ca ora voastra de masa se lungeste tot mai mult. Daca nu sunteti patron, aveti aceleasi indatoriri ca si colegii vostri, indatoriri pe care trebuie sa le indepliniti.
A primi pe cineva
Diversii clienti sau colaboratori trebuie tratati cu respect. Aveti grija sa fie intampinati cum se cuvine, ca sa nu ajunga sa rataceasca singuri in cautarea salii de primire. Trebuie sa fiti, de asemenea, atenti sa nu va surprinda intr-o conversatie privata.
Unei persoane care vine la noi trebuie sa ii luam haina, sa ii oferim un scaun si sa ii comunicam ca domnul sau doamna X va fi gata sa o primeasca in cateva minute. Pentru a-i face asteptarea mai placuta, ii putem servi o cafea sau apa. Pe mesele de receptie se gasesc, de obicei, cateva reviste recente si ziare din ziua respectiva; trebuie sa avem grija sa le reinnoim periodic.
Cand puteti sa-l primiti pe invitat in birou, mergeti voi insiva sa il luati sau rugati-o pe secretara sa il insoteasca.
Mesele de afaceri
Atunci cand invitati pe cineva la o masa "de afaceri", alegeti un restaurant cunoscut pentru calitateta si rapiditatea serviciului; nimeni nu are timp sa-si petreaca o dupa-amiaza intreaga intr-un restaurant. Daca noi am lansat invitatia, trebuie sa ajungem primii; in nici un caz nu trebuie sa intarziem.
Vom incepe sa discutam despre afaceri dupa ce toata lumea a sosit si fiecare a comandat mancarea. Lasati-i timp fiecarui invitat sa se aseze comod. Nu este bine sa ai un aer foarte grabit...Puteti aborda diverse subiecte din afara domeniului specific, inainte de a va aseza efectiv la masa.
La o masa este necesar sa ne prezentam cartea profesionala de vizita.
Daca un invitat nu doreste sa consume bauturi alcoolice, nu vom insista. Comesenii isi vor respecta limitele si nu vor uita ca dupa-amiaza vinul si celelalte bauturi au un efect mai puternic. Daca dorim sa fim eficienti si sa nu pierdem nimic din discutii, trebuie sa pastram masura.
Persoana care a facut invitatia va achita nota de plata, indiferent ca este barbat sau femeie. Va face acest gest intr-un mod discret, astfel incat invitatii sa nu afle cat a costat masa.
Atunci cand luati masa cu cei cu care lucrati, barbati sau femei, fiecare isi plateste consumatia. Daca ospatarul a facut o singura nota de plata, suma se imparte in mod echitabil, fara sa ne petrecem toata dupa-amiaza facand calcule minutioase.
Apelurile telefonice
Raspundeti tuturor celor care va cauta. Este un gest elementar, pe care, insa, multa lume il uita. Daca nu cunoasteti persoana care va cauta si sunteti intr-adevar foarte ocupat, rugati-o pe secretara sa afle motivul apelului.
Nu lasati persoana aflata in celalalt capat al firului sa astepte prea mult, pana dati peste dosarul de care aveti nevoie; puteti sa-i propuneti sa o sunati imediat ce ati gasit ce va trebuia.
Tasta "speaker" este foarte utila atunci cand exista mai multe persoane interesate sa asculte ce are de spus un interlocutor.
La serviciu vom evita sa dam sau sa primim prea multe telefoane in interes personal. Parintii si prietenii trebuie sa fie rugati sa-si restranga la minimum apelurile din timpul programului nostru de lucru. Ne putem permite mai multa libertate doar in pauza de masa.
Atunci cand trebuie sa telefonam acasa unui coleg, pentru un lucru legat de serviciu, o vom face la o ora decenta, adica nu in timpul prnazului, la ora de culcare a copiilor sau foarte devreme.
Daca, prin natura afacerilor, avem de vorbit cu persoane aflate la celalalt capat al lumii - ceea ce, data fiind mondializarea pietelor, tinde sa devina un fenomen curent - trebuie sa tinem seama de decalajul orar si sa nu sunam la resedinta colegului nostru din Canada in mijlocul noptii.
Exista o suita de reguli si in legatura cu utilizarea telefoanelor celulare, din ce in ce mai raspandite astazi. Asa cum nu raspundeti la telefoanele traditionale in timpul unei sedinte, tot asa trebuie sa procedati si in cazul mobilelor. Atunci cand sunteti pe drum, la volan si urmeaza sa intrati intr-o zona in care semnalul nu este foarte bun, tregeti pe dreapta. Va veti auzi mult mai bine si toata lumea va avea de castigat. Invatati sa recunoasteti momentele in care este mai bine sa va tineti mobilul inchis. Noile tehnologii ar trebui sa intre in viata noastra cu tact si curtoazie.
Mesageria vocala, robotul telefonic si secretara
Mesageria vocala si robotul sunt facute ca sa lasati mesaje, deci lasati-le. Nimic nu este mai frustrant decat sa vezi ca ai sase mesaje si nu poti auzi decat cum a fost pus telefonul in furca. Aceste instrumente nu au menirea de a va permite sa va selectati apelurile, ci de a raspunde in absenta voastra.
In privinta secretarei, este obligatoriu ca aceasta sa fie nu numai politicoasa si rabdatoare, ci si sa aiba un aer dinamic si incantat de faptul ca se afla in acel loc. Secretarele care dau impresia ca le deranjam nu au inteles care le este rostul. Cu cat sunt mai amabile si se exprima mai clar, cu atat au mai mult de castigat: pe langa simplul "nu este aici", pe care il auzim adesea, ar trebui sa se mai spuna "pot sa ii transmit vreun mesaj?"
Faxul
Acest instrument de comunicare, indispensabil in ziua de astazi oricarui birou care se respecta, se foloseste in interes de serviciu. Putem, in mod exceptional, sa-i trimitem cumnatei noastre o reteta, daca respectiva nu locuieste in tara. Stiti foarte bine ca faxul foloseste liniile telefonice, iar daca apelul este interurban, exista anumite tarife...
Nu ne vom servi de fax pentru a convoca lumea la o prezentare de produse. Campaniile de publicitate la domiciliu care folosesc acest mijloc pentru a gasi clienti nu sunt deloc apreciate.
Vom evita, de asemenea, sa trimitem copii integrale ale cartilor. Blocam linia!
Atunci cand trimitem un fax trebuie sa-l sunam pe destinatar pentru a ne asigura ca a primit toate paginile mesajului. Desi aparatul a devenit indispensabil, este inca departe de a fi perfect.
Biroul
Nu sunt putine birourile pe care stau gramezi de dosare gata sa cada - o imagine cu totul dezagreabila. Dau impresia ca ocupantul este o persoana dezorganizata si neatenta. Cei care traiesc intr-un asemenea mediu afirma, de obicei, ca se descurca foarte bine in dezordinea lor; si mai spun ca daca ar face ordine nu si-ar mai gasi lucrurile. Daca nu tin seama de faptul ca se poate intampla ca o secretara sau un coleg sa aiba nevoie de un dosar sau de un alt document din acea gramada. Imposibil de gasit.
Fie si numai pentru acest motiv, dezordonatii ar trebui sa-si faca obiceiul de a pune dosarele din timp in timp acolo unde le este locul: in arhive, daca nu au nevoie zilnic de ele si in mape cu separatoare, daca sunt folosite mai des. Astfel, incaperea va avea aerul ca lucrurile sunt sub control si toata lumea va fi multumita.
Salariul
Nici la serviciu si nici in alta parte nu se cade sa vorbim despre salariu. La birou, dezvaluirea cifrelor personale este posibil sa nasca probleme legate, in primul rand, de invidie. Daca doriti sa aveti o atmosfera placuta si relatii bune fata de colegi, evitati sa va avantati pe aceste nisipuri miscatoare. Banii sunt un motiv de conflict; aveti grija!
Subiectul poate sa fie spinos chiar si in familie sau intre prieteni. Castigati mult? Puteti foarte bine sa spuneti ca va merg afacerile, ca sunteti foarte multumit, dar nimeni nu are nici nevoia, nici placerea sa afle suma exacta. Oricum, nu va faceti griji: stilul dumneavoastra de viata ofera suficiente indicii. Nu este cazul sa intrati in detalii si sa riscati sa treceti drept un laudaros.
A da mana cu cineva
Daca sunteti dintre aceia (sau acela) care ofera o mana moale, lipsita de vlaga si de caldura, fiti siguri ca primul lucru despre care se va vorbi dupa ce v-ati intors cu spatele este: "Ai vazut cum a dat mana?" Si nu se vor sfii sa va imite. Sigur ati ratat prima ocazie de a face o buna impresie si se pare ca prima impresie este cea care conteaza.
La polul opus se afla cei care par a dori sa plece cu mana ta cu tot. Aceasta maniera de a strange mana cuiva este la fel de neplacuta precum cea dintai. Fiti atenti la forta pe care o aveti!
In fine, mai sunt si cei (sau cele) care nu-si dau drumul la mana; raman agatati de mana in timp ce discuta si cu altii. Desprindeti-va mainile!
A vorbi in public
Nu va faceti probleme, aceasta indatorire umple de groaza si trac pe multi dintre cei care sunt chemati sa faca acest lucru la locul de munca. Daca nu aveti incotro, inarmati-va cu mult curaj si ganditi-va la cateva trucuri. Mai intai, nu va lasati pacaliti de cei sau cele care sunt maestri in arta discursului - ei s-au pregatit, au scris, au repetat. Faceti la fel!
Cum scopul este sa transmiteti un mesaj, incercati sa fiti cat mai limpede, concis si ingrijit in exprimare. Este esential sa vorbiti clar si tare si sa va uitati la multimea care va soarbe cuvintele.
Colegii si seful
Calitatea atmosferei de la serviciu depinde de relatiile cu colegii si cu seful. Pentru ca lucrurile sa mearga struna si toata lumea sa fie multumita, fiecare trebuie sa aiba, in orice moment, un comportament politicos si curtenitor. Este valabil si pentru sef, chiar si in cele mai stresante perioade, atunci cand urgentele si dosarele au prioritate. Acesta nu va cere personalului sa plece mai tarziu sau sa vina in week-end la lucru. Se poate intampla si asa ceva, intr-o situatie exceptionala, dar nu trebuie sa devina obisnuinta. Angajatii au si ei o viata in afara serviciului, care trebuie respectata. Nici ora de masa a fiecaruia nu va fi intrerupta mereu cu probleme privitoare la munca.
Atunci cand unul dintre colegi are de lucru pana peste cap, ceilalti ar trebui sa-i sara in ajutor in masura posibilitatilor. Cei care sunt mai putin ocupati vor incerca sa nu-i deranjeze pe cei cu multa treaba, flecarind la nesfarsit.
Nepotrivirile de caracter vor fi suportate cu cat mai multa detasare, fara a incerca sa atrageti pe toata lumea impotriva celui care nu va place. Adesea, o discutie deschisa poate sa dezamorseze o situatie care, altfel, ar conduce la o criza majora. Invatati sa recunoasteti limitele pe care le aveti, dar si calitatile celuilalt. Pastrarea unui minim simt al umorului te poate salva din multe situatii dificile.
Informatiile au fost preluate din cartea "Ghidul bunelor maniere" - Sylvie Anne-Chatelet, tradusa de Irina Mihailescu de Hillerin, Editura Niculescu, Bucuresti: 2005, www.niculescu.ro