Un simplu mesaj îți poate fi uneori mai util decât un apel. Poate că nu știi sigur ce vrei să comunici, te simți supărat sau nu vrei să riști să atragi atenția asupra ta într-o situație care implică pericole. Este esențial să diferențiezi corect situațiile care necesită efectuarea apelurilor telefonice de cele în care este preferabil să trimiți un mesaj pentru a avea un rezultat pozitiv.
Iată în ce momente ar trebui să compui un mesaj în loc să efectuezi un apel:
1. Când ai gândurile neclare
Opiniile foarte puternice sau emoțiile intense te pot face să nu poți gândi obiectiv și ți-ar putea afecta abilitatea de a exprima verbal ceea ce îți dorești sau ce te deranjează. În astfel de momente este mai bine să compui un mesaj pentru că vei putea planifica elementele pe care trebuie să le incluzi și poți revedea ce ai scris, spre deosebire de un apel telefonic în cadrul căruia nu te-ai putea exprima foarte clar tocmai din cauza emoțiilor care te-au copleșit. Dacă ești supărat, îngrijorat sau nervos este mai bine să scrii pentru că ar putea fi mai greu să te faci înțeles sau chiar ai putea da o impresie greșită cu privire la scopul comunicării.
2. Când călătorești
Dacă ai plecat într-o călătorie și ai escale sau diferite intervale în care vrei să comunici cu o altă persoană este indicat să vorbești în scris cu ea pentru că poți deranja persoanele din jurul tău. Dacă faci naveta spre serviciu precis și cei din jurul tău sunt obositți și ar fi bine să te bazezi pe mesaje, iar dacă te întâlnești cu cineva la cină și observi că vei întârzia în timp ce ești pe drum este recomandat să trimiți un mesaj scurt în loc să suni.
3. Când ești în pericol
Dacă ești convins că ești în pericol este idicat să nu atragi atenția asupra ta realizând un apel telefonic și vorbind tare. Poți trimite, însă, rudelor sau prietenilor, un mesaj text pentru a le cere ajutorul. Analizează cu atenție situația și decide care este cel mai bun moment pentru a expedia mesajul.
4. Când discuți despre informații confidențiale
Dacă ești într-un loc public, dar trebuie neapărat să ai o conversație care se referă la informații private este mult mai bine să trimiți un mesaj clar, în loc să încerci să vorbești la telefon în șoaptă pentru a nu fi auzit de cei din jur.
5. Când ești foarte ocupat
Poate că trebuie să ai o conversație cu o anumită persoană, dar constați că ești extrem de aglomerat și fiecare activitate finalizată este urmată de alte priorități. În loc să te întrerupi complet pentru a suna probabil că va fi mai ușor să trimiți din când în când câte un mesaj text pentru a-ți organiza celelalte responsabilități cum ar fi ora la care să iei copii de la școală sau ce trebuie să cumperi seara, după ce pleci de la serviciu. În cazul zilelor foarte încărcate mesajele te pot salva și vor reduce nivelul de stres.
6. Când organizezi un grup
Dacă gestionezi un grup mai mare de persoane și vrei să stabilești o dată pentru a vă întâlni nu are sens să începi să suni fiecare persoană. Este mult mai eficient să creezi un grup online în cadrul căruia să puteți comunica rapid, în loc să contactezi fiecare persoană separat.
7. Când ești timid
Persoanele introvertite se pot simți intimidate la gândul că trebuie să-și exprime toate opiniile și sentimentele pe cale verbală, în cadrul unui apel telefonic. Trimiterea unui mesaj reduce sentimentul de jenă și le ajută să transmită ceea ce simt, fără să fie incomodate de nevoia de a spune totul cu voce tare.
8. Când vrei să-ți faci afacerea mai atractivă
Multe companii au trecut la comunicarea în scris pentru a contacta clienții și a realiza o comunicare eficientă. În cadrul studiilor realizate s-a constatat că 95% dintre mesajele trimise de companii sunt citite în primele 3 minute, în timp ce apelurile repetate ajung să fie ignorate sau chiar blocate.