Organizeaza-ti biroul pentru mai multa eficienta

Tabloul unei zile de lucru a devenit unul monoton si agasant. Ajungi la birou deja obosita si iritata din cauza traficului, iar pe masa de lucru troneaza o sumedenie de dosare "urgente", post-it-uri cu "de rezolvat cat mai repede", diverse materiale "indispensabile" proiectului la care lucrezi, iar seful tocmai te cheama in sedinta.

Te simti coplesita si orice bruma de avant sau entuziasm pentru munca ta dispare ca prin farmec. Chiar daca iti place slujba pe care o ai, esti motivata sa obtii rezultate deosebite la serviciu si te bucuri de o reputatie foarte buna in randul colegilor, stresul si lipsa unei organizari optime pot conduce la scaderea eficientei. De cele mai multe ori, ai tendinta de a da vina pe oboseala acumulata si pe deadline-urile prea solicitante. Esti sigura insa ca numai ele sunt "vinovatele"?

Specialistii au elaborat ideea ca o mai buna organizare a spatiului de lucru te ajuta sa te concentrezi mult mai usor la ceea ce ai de facut, iti ridica moralul si iti confera o imagine pozitiva in ochii celorlalti. Totodata, un birou ordonat si aerisit presupune si mai mult confort - in fond, petreci mai mult timp la serviciu decat acasa, nu? Cu exceptia cazului in care lucrezi de acasa, ceea ce nu te scuteste de efortul de a-ti organiza eficient spatiul de lucru.

Avantajele pe care le ai, odata ce iti pui in ordine ustensilele de lucru si nu numai, pot fi mai numeroase decat ai crede:

• vei gasi mult mai repede ceea ce te intereseaza, fara irosi timp si energie cautand un lucru (care - culmea! - va fi de negasit exact atunci cand ai mai mare nevoie de el).
• vei fi mai productiva si te vei concentra mai usor.
• vei face impresie  buna atat conducerii (sefului direct sau membrilor consiliului director), cat si colegilor sau chiar clientilor care viziteaza compania.
• te vei simti mult mai energica si "pusa pe fapte mari" in momentul in care te va intampina un birou curat si organizat dimineata, la inceputul unei noi zile de munca.
• vei tine praful la distanta mult mai usor - o actiune imperios necesara, mai ales daca esti alergica.
  
  

In cazul in care si tu te incadrezi in categoria persoanelor ale caror birouri arata ca "dupa razboi" si intampini dificultati in a te concentra din cauza acestui lucru, iata cativa pasi catre o mai buna organizare si, implicit, eficienta la locul de munca:

Curatenie...pe categorii

In primul rand, debaraseaza tot ceea ce se afla pe sau in biroul tau. Astfel, vei putea indeparta usor orice urma de praf.

Aranjeaza-ti documentele in functie de cat de des le folosesti. Este foarte important ca acum sa decizi care dintre acestea constituie o prioritate pentru tine si sa iei in considerare acest lucru, atunci cand le aranjezi. Documentele sau ustensilele folosite frecvent vor sta in sertarele care se afla la indemana ta, in timp ce pentru restul obiectelor, sertarele mai greu accesibile sunt potrivite.

Pentru tot ceea ce este marcat cu "urgent" se aplica o singura regula - toate intr-un singur loc! Fie ca este un box, pentru post-it-uri, o agenda sau un dosar, alegerea iti apartine. In nici un caz nu "impanzi" biroul cu tot felul de biletele si "fluturasi", care iti vor obosi privirea sau distrage atentia de la ceea ce lucrezi. Fa-ti un obicei din a verifica toate "urgentele" din agenda/dosar in fiecare dimineata si vei memora ceea ce ai de facut, fara a tine sub observatie "amenintarea" de fiecare data cand privesti monitorul.

Pentru tot ceea ce nu reprezinta dosar, document, caiet sau carte, rezerva-ti spatii sau sertare separate. Astfel, toate instrumentele de scris ar trebui sa se afle intr-un singur loc.

Arunca obiectele vechi sau nefolositoare

Hartii cu diverse notite, pline de praf, pe care nu le mai folosesti, agende vechi, diverse materiale didactice, instrumente de scris care nu mai functioneaza - toate acestea ocupa spatiu si iti "ingreuneaza" biroul. Este mai bine sa renunti la ele si sa le inlocuiesti cu altele noi, pentru ca biroul tau sa arate chic si sa fie practic.

Chiar daca alegi sa inlocuiesti foarte multe dintre obiectele de lucru vechi cu unele noi, este esential sa nu iti incarci prea mult masa de lucru, rafturile sau sertarele. Un loc spatios, in care sa iti desfasori activitatea, favorizeaza concentrarea si te ajuta sa-ti canalizezi energia catre ceea ce ai de facut.

Coltisorul tau de..."creatie"

Deoarece petrecem majoritatea timpului la birou, este esential sa ne simtim bine si sa lucram cu placere. "Omul sfinteste locul", spune o vorba din popor. Fiecare dintre noi tinde sa isi puna amprenta asupra locului in care isi petrece cel mai mult timpul, insa ce este prea mult, strica.

Evita sa incarci foarte mult locul cu tot felul de fotografii, postere, calendare sau alte lucruri.

Multe persoane evita sa expuna in birou obiecte care amintesc de viata personala, in timp ce pe altele le ajuta sa se destinda atunci cand resimt mai puternic stresul. Poti pune pe birou o fotografie inramata a sotului, copiilor sau prietenilor, un mic ghiveci cu plante, care iti va odihni privirea atunci cand te simti obosita sau poti pastra la indemana obiecte strict practice, precum o lampa haioasa ori un cos pentru hartii colorat.

Nu pastra multe obiecte de papetarie - putin si bun este cel mai bine. De asemenea, daca ai aceasta posibilitate, nu lasa la vedere cabluri sau aparatura electronica (alta decat computerul). Nu in ultimul rand, aeriseste incaperea in care lucrezi foarte des si tine zilnic un bol cu apa in camera, pentru reglarea umiditatii aerului.