Intr-un fel sau altul, majoritatea dintre noi lucram intr-un mediu de afaceri care presupune participarea si organizarea unor intalniri mai mult sau mai putin eficiente. Ce se intampla, de fapt, la aceste intalniri si cum ar putea fi transformate in evenimente placute si cu rezultate satisfacatoare pentru toti participantii? Specialistii in domeniu au descoperit cateva linii generale care ar trebui urmate in acest scop.
Probabil ai participat cel putin o data la o intalnire la care ai ascultat tot felul de vorbe goale, iar dupa o ora si jumatate, atat tu cat si ceilalti participanti ati avut sentimentul ca ati pierdut timpul zadarnic. De asemenea, nu trebuie pierdut din vedere faptul ca, in afara de timp, sunt risipiti si foarte multi bani cu aceste intruniri. Folosirea eficienta a timpului unei intalniri face diferenta dintre investitia inteleapta si irosirea bugetului alocat.
Pentru inceput, iata cateva sfaturi simple care te pot ajuta atunci cand organizezi o intalnire si vrei sa te pregatesti cat mai bine pentru a-ti atinge cu succes obiectivele pe care ti le-ai propus:
Majoritatea intalnirilor urmaresc transmiterea unor informatii sau rezolvarea unei probleme. Schiteaza orice pregatire in avans necesara si afla daca iti sunt clare asteptarile fiecarui participant. Distribuie copii ale oricarui material care ar trebui citit inainte si insista ca toti participantii sa citeasca si sa inteleaga informatiile generale inainte ca intalnirea sa inceapa. Planificarea eficienta este unul dintre cei mai importanti pasi ai unei intalniri.
In special daca ti-ai propus ca intalnirea sa fie cat se poate de scurta, un program bine stabilit te va ajuta sa folosesti timpul doar atat cat iti este necesar. Programul ar trebui sa includa specificarea cu claritate a scopurilor intalnirii. Daca intalnirea este pur informationala, schiteaza materialul pe care trebuie sa-l transmiti si ofera posibilitatea de a raspunde la eventualele intrebari ale participantilor. Programul trebuie sa-i ajute pe toti sa se concentreze asupra subiectului. Foloseste-l pentru a le reaminti cu amabilitate participantilor scopul intalnirii si pentru a readuce discutia la tema centrala.
Cand este necesar ca o problema sa fie discutata in grup, incepe intalnirea prin a schita foarte clar care este situatia si asigura-te ca toata lumea a inteles problema si necesitatea de a actiona.
Aceste reguli pot fi legate de limita timpului in care va avea loc intalnirea, scopul acesteia si nivelul de participare la care te astepti. Daca intalnirea are ca scop transmiterea unor informatii, explica faptul ca ti-ai dori ca toata lumea sa-si ia notite si exprima cu claritate ceea ce vrei sa comunici. Incepe intotdeauna la timp. Stabileste aceasta regula importanta - inceperea la timp - si vei evita risipa de timp si de bani.
Trebuie sa urmaresti in permanenta scopul principal al acesteia si asigura-te ca toti participantii contribuie la acest lucru. Cere sa fie liniste si formuleaza-ti cateva intrebari care te pot ajuta sa afli care sunt parerile celor implicati. De asemenea, calmeaza-i pe cei care par a nu se mai opri din vorbit. Nu lasa ca intalnirea sa fie dominata doar de cateva persoane. Este posibil ca toti cei invitati la intalnire sa se afle acolo pentru a aduce o contributie semnificativa dezbaterii.
In cazul in care participantii cei mai importanti ai intalnirii nu sunt prezenti sau nu sunt pregatiti, anuleaza si reprogrameaza totul pentru o alta zi stabilita de comun acord. Daca vei continua cu orice pret intalnirea, cu siguranta va fi o pierdere de timp, iar rezultatul poate fi cu mult mai grav decat daca ai fi renuntat. Opreste o intalnire la care participantii nu sunt pregatiti, reprogrameaz-o peste o saptamana sau chiar mai mult, iar in acest timp comunica personal cu fiecare participant astfel incat pregatirea lor sa fie mult mai buna la data stabilita si intalnirea sa decurga in conditii normale.
Chiar daca exista mici neintelegeri, trebuie ca fiecare participant sa recunoasca meritele pozitiilor luate de ceilalti si sa incerce sa le incorporeze in propriul sistem de gandire. Daca tu esti cea care conduce intalnirea, atunci trebuie sa te pregatesti sa fii in primul rand un foarte bun ascultator, iar daca informatiile nu sunt suficiente pentru a lua o decizie, atunci accepta realitatea si nu lua o hotarare in necunostinta de cauza.
Intalnirile de mare amploare nu se intampla pur si simplu - ci trebuie conturate cu precizie. Pentru organizarea unei mari intalniri trebuie sa analizezi cu atentie fiecare detaliu, sa faci planuri, sa-i dai un contur: de ce anume vor avea participantii nevoie pentru ca intalnirea sa fie un succes? Trebuie sa ajungi la un acord cu acestia si sa nu-i obligi sa participe la un simplu ritual pe care vor fi obligati sa-l urmeze de la un capat la altul. Intalnirile sunt evenimente in care lucrul eficient ocupa primul plan.
Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le ai de clarificat cand organizezi o intalnire este tipul de conversatie pe care il vei folosi pentru un anumit gen de intalnire. Daca nu-ti este clar acest lucru, atunci nici rezultatul final al intalnirii nu va fi foarte clar.
De exemplu, unele intalniri sunt construite in jurul unei "conversatii a posibilitatilor". Participantii trebuie sa inteleaga faptul ca se afla impreuna pentru a genera idei si nu pentru a lua decizii. Scopul intalnirii va fi utilizarea creativitatii la maxim. Alte intalniri sunt create in jurul "conversatiei pentru oportunitate". Scopul nu este luarea unei decizii finale, ci povestirea tuturor ideilor si optiunilor. Astfel poti castiga foarte multe informatii, poti face unele analize, iar participantii isi pot exprima pozitia. In sfarsit, exista intalniri construite in jurul "conversatiei pentru actiune". Scopul este luarea unei decizii: "Vrem ca in momentul in care vom parasi aceasta camera sa stim care sunt cele trei investitii prioritare pentru anul urmator".
Exista sapte pasi simpli pe care ii poti urma pentru a te asigura ca intalnirea organizata de tine nu este greu de suportat si poate chiar mai productiva decat te-ai putea astepta.
Semnul 1: Participantii nu iau intalnirea in serios. Acestia sosesc cu intarziere, pleaca mai devreme si-si petrec mare parte din timp mazgalind agenda.
Salvare: Incearca sa disciplinezi cat mai mult o intalnire si sa eviti expresiile de usurare frecvent folosite: "Intalnirea a luat sfarsit, hai sa ne reintoarcem la munca" - este unul dintre cei mai mari dusmani ai intalnirilor bune. Foarte multi oameni nu privesc intalnirile ca fiind lucrative.
Pentru a te asigura ca toata lumea stie ce se va intampla si este pregatita pentru intalnire, pregateste cateva postere asezate pe peretii salii de conferinta pe care sa fie trecute cateva intrebari: Stii care este scopul acestei intalniri? Ai un program bine stabilit? Iti cunosti rolul pe care il ai la aceasta intalnire? Urmezi regulile pentru un timp folosit eficient?
Semnul 2: Intalnirile sunt prea lungi. Ar trebui sa obtii rezultate de doua ori mai bune intr-un timp redus la jumatate.
Salvare: Timpul inseamna bani. Stabileste costurile intalnirii si foloseste computerul pentru a folosi bugetul cat mai eficient.
Specialistii sunt de parere ca o intalnire nu ar trebui sa dureze mai mult de 90 de minute. Cand a fost ultima oara cand compania ta a respectat aceasta regula?
Unul dintre motivele pentru care se taragane o intalnire este faptul ca oamenii nu apreciza intotdeauna cat ii costa acel timp folosit pentru intalnire. Daca acest timp va fi inmultit cu salariul pe ora al fiecarui angajat participant, atunci se poate afla care sunt pierderile companiei din timpul intalnirilor. De asemenea, trebuie tinut seama de costurile unei intalniri ineficiente care genereaza alte intalniri si care, bineinteles, ridica foarte mult suma alocata acestora.
Semnul 3: Oamenii se abat de la subiect. Participantii obisnuiesc sa petreaca mai mult timp dezbatand decat discutand.
Salvare: Fii cat se poate de serioasa in ceea ce priveste programul stabilit si pune capat subiectelor care distrag atentia de la scopul principal. Este punctul de pornire al tuturor sfaturilor privind eficienta intalnirilor: nu te abate de la program. Insa este greu sa te abati de la un program care nu exista si cum, in general, programul intalnirilor este destul de liber, atunci sigur exista riscul sa se piarda din vedere scopul initial al intalnirii.
Semnul 4: Nu se intampla absolut nimic dupa ce a luat sfarsit intalnirea. Oamenii nu transforma deciziile luate in actiune.
Salvare: Transforma "intalnire" in "actiune" si concentreaza-te asupra subiectelor comune.
Problema nu este ca oamenii sunt lenesi sau iresponsabili. Insa oamenii parasesc intalnirea avand pareri diferite despre ceea ce s-a intamplat si ce ar trebui facut pe viitor. Oricate metode ingenioase vei folosi pentru a evita acest pericol, capacitatea de neintelegere nu are limite. Cea mai buna cale pentru a evita neintelegerile este transformarea "intalnirii" in "a face" - iar "a face" inseamna crearea de noi strategii care sa conduca la actiune. Poti inregistra discutiile, poti sublinia ideile principale, poti sa stabilesti cateva teluri comune si sa le proiectezi in viitor astfel incat toti participantii sa le poata vizualiza, iar daca toate acestea vor fi trecute pe hartie, printeaza-le si ofera-le participantilor cate un exemplar.
Semnul 5: Oamenii nu spun adevarul. Exista foarte multa conversatie, dar prea putina sinceritate.
Salvare: Accepta anonimitatea.
Stim foarte bine ca, de cele mai multe ori, oamenilor le este teama sa spuna exact ce le trece prin minte. Uneori problema consta in faptul ca lider-ul nu solicita participarea. Alteori se intampla ca o personalitate puternica sa intimideze restul grupului. Dar, de cele mai multe ori, problema este legata de lipsa increderii. Oamenii nu se simt suficient de siguri pentru a spune exact ceea ce gandesc. Foloseste orice metoda prin care participantii isi pot exprima parerea fara sa li se ceara sa se identifice.
Semnul 6: Intalnirile pierd intotdeauna din vedere informatiile importante, astfel incat amana la nesfarsit deciziile urgente.
Salvare: Vino in sala de conferinta cu informatii si nu doar cu scaune.
Majoritatea intalnirilor sunt sterile si terne - si de multe ori pare a nu se intampla nimic pe parcursul lor. Ce poti face? Ajuta-i pe participanti sa se concentreze asupra subiectelor din discutie si sa nu fie distrasi de viata nebuneasca de la birou. Nu uita de "perseverenta in informatie", iar atunci cand se vorbeste de intalnire se vorbeste de interactiune - cea care face parte din noua stiinta a activitatii eficiente.
Semnul 7: Intalnirile nu aduc nimic bun. Oamenii continua sa faca aceleasi greseli.
Salvare: Practica te conduce catre perfectionare. Monitorizeaza ceea ce functioneaza si ceea ce nu functioneaza si tine-i pe angajati sub observatie.
Cat de mult se poate imbunatati o intalnire? Oamenii nu se bucura de intalniri bune deoarece nu stiu ce inseamna o intalnire buna. Intalnirile bune nu inseamna numai munca. Este vorba si de entuziasm si de mentinerea participantilor in forma. Si este vorba de ceva mai mult decat simpla colaborare - oamenii se aduna laolalta pentru a gandi mult mai creativ.