Cate tipuri de scrisori cunosti?

Cata importanta acorzi scrisorii de intentie? Obisnuiesti sa iti personalizezi scrisoarea in functie de jobul la care aplici sau CV-ul tau este insotit de aceeasi scrisoare in care iti expui la modul general calitatile si intentiile, dupa un model copiat de pe Internet?

Vorbeam data trecuta despre importanta personalizarii scrisorii de intentie in functie de domeniul pentru care aplici. Dar personalizarea unei scrisori nu se opreste aici. Un candidat eficient va folosi toate metodele de intocmire e unei scrisori de intentie si "nu se va da inlaturi" de la nici o strategie pentru a se angaja pe postul dorit.

Astfel, daca vrei ca aplicarea ta sa fie luata in considerare, trebuie sa tii cont de fiecare mic amanunt in parte, inclusiv acela al clasificarii scrisorilor in functie de situatie.

Situatia cel mai des intalnita este aceea in care un candidat aplica pentru un post facut cunoscut opiniei publice prin intermediul publicatiilor, al televizorului, al site-urilor de profil sau al targurilor de job-uri... In acest caz, scrisoarea reprezinta un raspuns direct la un anunt de angajare.

O astfel de scrisoare de intentie prezinta un avantaj deloc de ignorat: avand anuntul in fata, ai posibilitatea de a-ti sublinia calitatile in functie de cerintele postului. Stii cum sa te descrii pentru ca stii tipul de candidat dorit de organizatie. Nu exagera insa realitatea!

Puncteaza realizarile tale si felul in care acestea pot reprezenta un beneficiu pentru viitorul tau loc de munca. Ia aminte in anunt la enunturile care incep cu "abilitati de, cunostinte de, orientare catre, etc." si acorda atentie in radactarea scrisorii in sublinierea calitatilor tale din acele zone. Evita intotdeauna enuntarea ideilor sau a cuvintelor negative, concentrandu-te asupra calificarilor tale pentru job mai degraba decat asupra lacunelor in pregatire in respectivul domeniu.

Pe piata muncii, doar o mica parte din locurile de munca disponibile sunt facute publice, restul devenind cunoscute pe cai "neoficiale". Fiind un candidat eficient, trebuie sa contracarezi si aceasta situatie. Vorbim aici despre scrisorile cunoscute sub denumirea de "broadcast letters", trimise companiilor care nu au oficial locuri de munca libere.

Poti trimite acest tip de scrisoare fie in eventualitatea in care pe viitor se va elibera un post, fie informat fiind de o cunostinta despre existenta unui loc liber nefacut public.

Laura Ciodaru, Recruiter in cadrul agentiei Professional, considera ca este "de preferat, daca doresti sa iti prezenti candidatura pentru un posibil post intr-o companie, ca CV-ul sa fie insotit de o scrisoare de intentie. De obicei, in situatia in care nu exista in acel moment o disponibilitate concreta in cadrul companiei, CV-ul este pastrat intr-o baza de date.

Mai mult, CV-urile pot fi cotate si triate conform unor citerii specifice. Printr-o scrisoare de intentie si un CV bine concepute ai sansa sa atragi si retine atentia posibilului angajator. Intr-un astfel de caz, atunci cand apare o disponibilitate, poti fi printre primii pe lista persoanelor care vor fi chemate la un interviu", atrage atentia Laura Ciodaru.

Similitudini si diferente

"Desigur, la nivelul informatiilor continute, exista o serie de aspecte comune intre cele doua tipuri de scrisori, dar si cateva diferente de care o persoana aflata in cautarea unor noi oportunitati profesionale trebuie sa tina cont", subliniaza Laura Ciodaru. Aceasta vorbeste in continuare despre similitudinile celor doua tipuri de scrisori.

"Ambele tipuri de scrisori trebuie sa sublinieze si sa accentueze acele competente care sunt relevante pentru postul vizat, iar acestea trebuie sa fie sustinute de exemple si situatii concrete care sa intareasca respectivele abilitati.

In acest caz, tineti cont ca exemplele si situatiile concrete trebuie sa fie prezentate sintetic. Scrisoarea de intentie nu trebuie sa oboseasca sau sa plictiseasca, ci sa trezeasca interesul printr-o prezentare personala scurta, concisa si la obiect!

De asemenea, ambele scrisori trebuie sa fie de o calitate impecabila si nu trebuie sa repete informatiile cuprinse in CV, ci doar sa accentueze acele puncte forte care il recomanda in mod special pe candidat pentru postul care prezinta interes pentru el.

Ce anume le diferentiaza? Daca scrisoarea de intentie trimisa ca urmare a existentei unui post vacant va contine corelatii directe intre competentele personale si cele descrise in anunt, scrisoarea de tip broadcast va mentiona tipul pozitiei cautate (eventual un departament ce prezinta interes) si va descrie, cat mai elocvent, ariile de expertiza dezvoltate in cadrul experientei profesionale anterioare, si plusul pe care acestea l-ar aduce companiei vizate", spune Laura Ciodaru.

Cele doua tipuri de scrisori se diferentiaza si in ceea ce priveste destinatarul. "Scrisoarea care insoteste CV-ul in urma unui anunt are ca destinatar persoana de contact al carei nume apare in anuntul de angajare, pe cand scrisoarea ce insoteste o aplicatie spontana poate fi adresata fie managerului de departament, fie chiar Directorului General al companiei tintite", explica Laura Ciodaru.

Cum iti faci scrisoarea si mai atractiva?

Calitatea scrisorii tale va determina angajatorul sa te invite la un interviu. De aceea, este ideal sa incluzi in scisoare, indiferent de tipul ei, numai informatii relevante pentru post, care se refera la experienta ta anterioara, la pregatirea ta profesionala sau la realizarile tale.

De exemplu, intr-o scrisoare de intentie trimisa unei companii in eventualitatea existentei unui post liber, acorda o atentie deosebita modului de prezentare a obiectivului profesional. Daca il prezinti mult prea limitat, este posibil sa nu fii luata in considerare pentru anumite posturi, in timp ce, daca iti vei prezenta obiectivul intr-un mod general, s-ar putea sa pari indecisa, chiar imprastiata.

"[...]Este indicat ca ambele tipuri de scrisori sa fie cat mai originale, sa poarte amprenta stilului personal al expeditorului si sa aiba un stil de exprimare cat mai clar, concis. Retine faptul ca scrisoarea de intentie te reprezinta in aceeasi masura ca si CV-ul si nu este recomandat ca aceasta sa fie copiata sau chiar redactata impreuna cu prieteni sau membri ai familiei.

Fiecare dintre noi ar trebui sa facem un efort si sa incercam sa redactam o scrisoare cat mai reprezentativa pentru experienta profesioanala detinuta si competentele ce ne caracterizeaza.

Incearca sa fii echilibrata in prezentarea calitatilor si a abilitatilor care te recomanda, nu exagera cu laudele si evita sa faci afirmatii pe care nu le poti sustine in cadrul unui eventual interviu", subliniaza Laura Ciodaru.

Aceasta iti da ultime sfaturi inainte de a trece efectiv la intocmirea scrisorii:

stabileste clar care este scopul acesteia (candidezi pentru un post anuntat sau doresti sa iti prezenti candidatura pentru un posibil post);
gandeste-te ca esti la interviu si viitorul angajator iti solicita sa te prezenti in cateva fraze - ce ii vei spune, ce crezi ca este important de spus despre tine in cateva fraze care sa scoata in evidenta competentele;
limiteaza-te la maxim o pagina;
atrage atentia prin concretetea mesajului, gradul de personalizare, identificarea competentelor cheie care te recomanda sau te reprezinta ca persoana.