E-mail cu bune maniere

Cele mai multe dintre noi folosim contul de e-mail de la serviciu pentrua trimite mesaje fara prea multe ezitari. Dar atentie! Si in cazule-mailurilor trebuie sa tii seama de "bunele maniere" pentru ca altfelpoti intra in bucluc. Titlul gresit al mesajului, greselile gramaticalesau formatul nepotrivit pot lasa "un gust amar" destinatarului.

Profesorul Nigel Nicholson de la Scoala de Afaceri din Londra spuneaca "oamenii tind sa uite bunele maniere atunci cand lovesc butonul." E-mailul reprezinta o forma de comunicare, dar nu trebuie sauitam ca persoana careia ii este adresat mesajul va vedea doar un textpe monitorul computerului. De aceea mesajele pot parea uneori duresi impersonale. Pe de alta parte, ele pot parea prea obisnuite, chiarneinteresante. Steve Morris, autorul cartii "Perfect E-mail" spune ca"in esenta ele sunt un instrument ale afacerilor, iar daca sunt preasimpliste pot parea mai putin profesionale".

Deci, cum sa facem ca sa ne fie bine si noua si interlocutoruluinostru? Pentru ca se vorbeste de "bunele maniere" ale unui e-mail deputin timp, am realizat un mic ghid de utilizare a lor si cativa pasiusor de urmat ce te ajuta sa eviti greselile.

Singura solutie este un e-mail?
De cele mai multe ori e-mailul nu este indicat si nici necesar. Dacavrei doar sa barfesti putin cu o colega, opteaza mai bine pentru ointalnire. Multe companii au introdus zile "fara e-mail" pentru a-sidetermina angajatii sa se intalneasca. Si faptul ca te intalnesti mai descu prietenii nu este singurul avantaj.

Poti scapa astfel de acuzatii decalomnie. De ce? Pai sa nu pari surprinsa ca atunci cand tu "vorbesti" cuo prietena colegii sau chiar seful tau pot arunca o privire la conversatiavoastra electronica. Asa ca orice afirmatie ce incalca codul valorilororganizatiei in care lucrezi se poate intoarce impotriva ta, chiar dacaeste facuta intr-un context mai degraba personal decat profesional. Nu seapeleaza niciodata la e-mail pentru a transmite compasiune sau condoleantecuiva. Acestea se fac intotdeauna personal. Asa este firesc.

Ai grija cu mesajele trimise colegilor sau prietenilor.
Unele companii nu permit folosirea e-mailurilor de serviciu pentrua transmite mesaje personale. Exista un cost asociat fiecarui mesajtrimis in timpul serviciului - deci pe banii companiei. Asa ca, inaintede a te avanta, verifica politica companiei referitoare la e-mail. Dacaindoielile persista, mai bine renunta la mesaje.

Daca poti trimite mesaje in timpul serviciului, sa-ti fie clar canumai conversatie nu se poate numi ca faci. "A trimite e-mailuriprietenilor este ca si cum ati fi in clasa si v-ati trimite biletele",spune Marshall. Unii pot intelege gresit mesajul trimis de tine, iar tunu poti face nimic daca nu esti prezenta.

E-mailurile amuzante nu-si ating intotdeauna scopul
Daca trimiti e-mailuri nepoliticoase, cu tente de flirt sau glume,poti fi concediata. Un exemplu este cel al angajatilor companiei SunAlliance. 10 dintre ei au fost concediati si 80 suspendati dupa ce si-autrimis mesaje ce contineau imagini cu broasca Kermit si Bart Simpsonfacand sex.

Asa ca ai grija! Ceea ce tie ti se pare amuzant altora lise poate parea ofensator.
Sa trimiti mesaje nepoliticoase unor persoane care nu sunt chiar adecvatesau sa fii prea directa sunt greseli usor de facut si greu de reparat.

Alege cu grija titlul mesajului
Foloseste intotdeauna un titlu care sa insemne ceva. Mesaje precum "Buna"sau "Verifica asta" nu vor fi imediat citite. Un mesaj cu titlul "Mesajdin partea celor de la vanzari" vor fi prioritare pentru destinatar,pentru ca va sti despre ce este vorba.

Un efort in plus: fii foarte draguta
Un e-mail este diferit de o scrisoare, asa ca trebuie sa-ti dai mai multsilinta cand il scrii. De ce? Pai o scrisoare nu trebuie deschisa imediatce este primita. Cititorul poate astepta sa se relaxeze, sa se asezemai comod sau sa ramana singur. Cu un e-mail, ai numai cateva secundepentru a capta atentia cititorului, si de obicei acesta este la serviciu.Ai grija sa presari mesajul cu tot felul de cuvinte dragute si sa incheicu o formula frumoasa. Nu uita ca destinatarul nu-ti aude vocea si nicinu te poate privi, asa ca fa un efort in plus pentru ca mesajul sa prindaviata. Altfel, poti fi in locul unei ziariste care, trimitand intrebarileprin e-mail directorului unei companii, in vederea unui interviu, adescoperit surprinsa, intr-o conversatie telefonica ulterioara cu acesta,ca persoana se simtise usor ofensata de anumite intrebari. E adevarat,subiectul era destul de delicat pentru un interviu... electronic: codulbunelor maniere in afaceri.

Mai multe trucuri pentru un e-mail plin de maniere
Fii concisa
Mai putin poate insemna cu siguranta mai mult. Atunci cand raspunzi laun e-mail nu trebuie sa incluzi si mesajul original. Persoana care til-a trimis are cu siguranta o copie a acestuia, iar daca tu vrei sa-ispui doar "si eu la fel", atunci chiar nu are sens.
Specialistii spun ca orice mesaj de peste 100 de linii este consideratlung si probabil nu va fi citit. Unele companii sunt taxate la fiecaresecunda de conectare, asa ca nu accepta cu placere mesajele prea mari.

Fii cumpatata cu documentele atasate
Sunt o inventie grozava, dar trebuiesc folosite cu grija. Daca trimitiun mesaj scurt ca atasament il vei enerva cu siguranta pe cititor. Acestadeschide mesajul tau, asteapta ca un alt program sa-i deschida documentulatasat, iar tu ii scrii doar ca va veti intalni si cu alti prieteni laora 20.00.
Daca este necesara atasarea unui document, spune-i destinatarului cecontine. Atasamentele in extensii ciudate pot contine virusi.

Ai grija cand trimiti "copii la indigo"
Inainte sa faci asta, intreaba-te daca toti cei de pe lista vor sa stieamanunte despre week-end-ul care tocmai s-a incheiat. Destinatarii seenerveaza daca informatia nu-i intereseaza.
A, si aminteste-ti ce adrese ai in agenda inainte de a trimite mesaje tipconferinta. Anul trecut un angajat al unei companii a uitat ce adreseare in agenda si a trimis un mesaj critic la adresa sefului. Mesajul aajuns si la acesta si iti inchipui ca a fost concediat.

Ai grija cum te adresezi
E-mailurile mult prea familiare nu sunt apreciate de toata lumea, iaranonimele chiar deloc. Daca nu te adresezi unei persoane cunoscute,nu folosi fraze scurte si nici persoana a II-a singular. Nici folosireasimpaticilor moticoni nu este adecvata la astfel de mesaje.Apoi verifica-ti textul pentru a corecta eventualele greseligramaticale. Mesajele in care acestea abunda nu "dau" bine in ochiicititorului.

Problemele de formatare
Nu toate programele de e-mail sunt simple, asa ca pastreaza un formatcat mai simplu. Poate destinatarul nu poate sa vada fontul verde si nicifloarea trimisa de tine. Si daca nu stiai, orice lucru in plus face camesajul sa ajunga mai greu. Nu uita: e-mailul este pentru a comunica,nu pentru un exercitiu de design - asa ca pastreaza-l cat mai simplu.

Formulele de inceput si incheiere cele mai potrivite
Nu incepe un mesaj fara salut. Multi "sar" direct la mesaj. Nu trebuieceva formal, doar politicos. "Draga" sau "Buna" sunt foarte sigure. Maipoti folosi langa ele si prenumele destinatarului.
In incheierea mesajului, "Cu sinceritate" suna prea formal asa cafoloseste "Toate cele bune" sau "Numai bine". Si nu face greseala pecare o face una din sase persoane cand foloseste e-mailul: nu incheiacu formule de genul "cu dragoste" sau "pupici" decat daca iti cunostifoarte bine receptorul.