Cat costa timpul?

Benjamin Franklin a spus "Timpul costa bani". Adaptand aceasta maxima,am putea spune ca timpul te poate costa imaginea in fata colegilor,a sefilor, ba mai mult, chiar in fata ta!Specialistii in managementul timpului ofera cateva sugestii pentru o maibuna gospodarire a timpului. Comentandu-le, managerii romani cu care amvorbit ne-au oferit propriile solutii.

1. Regula celor cinci minute
Unii angajati nu au darul de a fi succinti. Ei pot transforma cea maisimpla discutie intr-o conversatie mult prea lunga. Ii cunosti foartebine. Cand intra in biroul tau, saluta-i amical, dar anunta-i foarteclar ca nu ai la dispozitie decat cinci minute. Prin acest anunt veiimpusca doi iepuri deodata: 1) Isi vor imbunatati aptitudinea de a fisuccinti si 2) Iti va permite sa le spui politicos "la revedere" dupace se vor scurge cele cinci minute. Dar daca nu reusesc sa termine intimp atat de scurt? Propune-le sa iti trimita un memo care sa continapunctele esentiale despre care nu ati avut timp sa dicutati."Anuntarea celor 5 minute la dispozitia angajatului este o metodaexcelenta, atata timp cat nu este un mod de lucru constant cu totiangajatii, ci ia in consideratie tipul de problema si relatia anterioaracu subordonatul", considera Adina Luca, presedinte Interact BusiunessCommunications.

2. Lanseaza regula "orei de liniste"
Chiar si managerilor care aplica regula "usii deschise" li se permitesa isi mai inchida usa biroului din cand in cand. Iata o regula propusade unii manageri: dimineata, ei folosesc prima ora de munca pentru a-siplanifica prioritatile pe ziua respectiva. Angajatii inteleg foarte bineca acestia nu sunt disponibili in aceasta ora, cu exceptia cazurilorurgente. Si respecta bucurosi aceasta regula, observand ca managerul loreste mult mai relaxat, disponibil si comunicativ in restul zilei si astanumai pentru ca a avut timp sa isi puna la punct planul de atac pe ziuarespectiva.

"Prima sursa care iti poate aduce reusita profesionala este planificarea,care permite pregatirea si urmarirea unui obiectiv pas cu pas si indetaliu, eliminand, totodata, o parte a stresului datorat riscului de auita vreo activitate sau a nu indeplini obiectivul in termenele propuse",sfatuieste Silvia Bucur, General Director Prais Corporate Communications.

3. Permite-le angajatilor sa ia decizii
Destul de multi manageri care se plang de lipsa timpului sunt obsedatisa detina controlul. Nu se simt in largul lor daca nu participa laluarea celei mai mici decizii. Poate ca acest lucru ii face sa se simtaputernici si indispensabili, dar, totodata, ii face pe angajati sa sesimta dependenti de ei si nesiguri pe fortele proprii. Ei stiu ca sefulare ultimul cuvant si ca e foarte posibil ca acesta sa se supere dacaaltcineva preia initiativa. In management, intelepciunea sta in a incurajaluarea deciziilor, chiar si de catre cel mai modest angajat. Managerii nupierd timpul facand treaba subordonatilor lor. Prefera sa isi investeascatimpul asigurandu-se ca personalul are la dispozitie toate conditiile demunca: training, echipament, etc. Cu alte cuvinte, isi folosesc timpulconducand.

"O pozitie de conducere iti da, in managementul timpului, marea sansade a delega. Ai avut grija sa-ti selectezi colaboratorii dintre cei mairesponsabili oameni? Deleaga. Jumatate din criza ta de timp a disparut",sfatuieste Lucian Ionita, Marketing Manager Ringier Romania. "Pentrucealalta jumatate exista organizerele. Portabile sau pe computerul de pebirou, ele iti dau marele avantaj de a avea o privire de ansamblu asuprazilei de maine, a saptamanii sau a lunii care te asteapta. Gandeste-tecat este de penibil sa-ti stabilesti, pe fuga, la telefon, o intalnire,si sa realizezi ca de fapt trebuie sa te afli in cu totul alt loc inacelasi timp. Un organizer nu te-ar lasa sa faci asta". Asa se intamplasi cu task-urile, adauga Lucian. Daca nu esti sigur ca poti respectaun dead-line pentru un anumit proiect, ai la dispozitie doua solutii:1.deleaga-l cuiva care are timp la dispozitie; 2. cere mai mult timppentru el. Calculatorul ti-l planifica, iti aminteste de el si itispune cand ai depasit deadline-ul. O fi rece verdictul lui, dar e alcalculatorului tau, nu al sefului tau.

4. Investeste timp in explicarea clara a obiectivelor
Managerii care se grabesc in procesul de explicare a proiectelor sia responsabilitatilor economisesc ceva minute, pe care le vor platicu varf si indesat spre finalizarea proiectelor. Pentru ca nu li s-auexplicat obiectivele concrete si pasii clari necesari pentru a le atinge,angajatii vor actiona confuz, in directii gresite. Stabilirea exacta astrategiei de lucru va economisi intreruperi, frustrari, neintelegeri,si, exact, timp.

Silvia Bucur considera ca "delegarea responsabilitatilor esteesentiala pentru buna gestionare a timpului persoanelor cu functii deconducere. Managerii isi petrec majoritatea timpului cu transmitereainformatiilor si desemnarea responsabilitatilor. Pentru economisireatimpului, este de preferat comunicarea in scris, folosind un limbajconcis, clar si precis".

5. Foloseste e-mail-ul pentru a tine legatura cu vorbaretii
Un manager lucra cu agenti de vanzari, daruiti cu harulcomunicarii. Conversatiile telefonice durau, invariabil, mai mult decatar fi trebuit, din cauza amanuntelor picante ce interveneau intotdeaunain discutie. Managerului ii suradeau aceste convorbiri, pana cand arealizat ce "vampiri" ai timpului erau acestea. A fost surprins sadescopere cat timp a economisit din momentul in care a inceput sa letrimita observatiile sale prin e-mail, in mod special acelora cu carediscutiile indelungi erau foarte placute si tentante.

"Nu te lasa antrenat in discutii interminabile la telefon", avertizeazamanagerul Prais Corporate Communications. "Telefonul este un instrumentcare faciliteaza o comunicare rapida, dar tot el poate fi generatorulunor mari pierderi de timp (sI bani), chiar fara sa ne dam seama. Pentrua stapani aceste situatii, in cazul in care dumneavoastra ati telefonat,condu dialogul conform obiectivelor pe care ti le-ai stabilit si nuezita sa il readuci pe interlocutor la subiect. Daca tu esti cel cautat,nu poti fi disponibil in permanenta. Planifica-ti zilnic intervale detimp in care sa raspunzi la telefon".

6. Stabileste intalnirile la sfarsitul programului
Este o solutie salvatoare, mai ales in cazul angajatilor insistenti, carete-ar intrerupe cu orice ocazie. Cand intra in biroul tau, explica-le caesti ocupat, dar ii veti primi cu placere la ora 17.00 (presupunand caaceasta este ora cand programul zilnic de lucru ia sfarsit). Daca oranu le va surade, propune o intalnire ziua urmatoare, in timpul orei demasa. Pare o tehnica destul de dura, dar, in cele din urma, chiar si ceimai... versati "vampiri" ai timpului vor incepe sa actioneze independent,gasindu-si singuri raspunsurile.

7. Condu-i, politicos, spre usa, pe "vampirii timpului"
Ti s-a intamplat sa intre cineva in biroul tau si sa uite sa maiplece? Exista moduri delicate prin care poti "desprinde" astfel depersoane din birou. Dorind sa incheie o discutie, unii manageri iisugereaza musafirului nedorit sa mearga sa ia o cafea sau un ceai. Laintoarcere, se ofera sa il conduca pe angajatul respectiv la biroul sau. Oalta metoda folosita de manageri este sa profite de primirea unui telefon"foarte important, pe care nu pot sa il aman".